Política de tratamiento y protección de
datos personales
1. Generalidades e identificación del responsable y/o encargado del tratamiento
Soluciones Estratégicas en Información S.A.S., en adelante SEI, identificada con NIT 800.160.251-1, con domicilio principal en Bogotá, actuando en su calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, informa a los titulares que el tratamiento de la información personal contenida en sus bases de datos se realiza con estricto apego a los principios y disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o complementen.
SEI reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, y participantes en los estudios cuantitativos y cualitativos que desarrolla.
Sobre el doble rol de SEI como responsable y encargado del tratamiento:
- Responsable del tratamiento: SEI actúa como responsable del tratamiento para los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores, ya que es quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de dicha información. En esta capacidad, SEI es la entidad ante la cual los titulares deben ejercer sus derechos.
- Encargado del tratamiento: SEI actúa como encargado del tratamiento de los datos personales de los participantes en sus estudios. En este rol, SEI trata la información en virtud de un contrato de consultoría, siguiendo las instrucciones y finalidades definidas por el cliente contratante, quien asume la calidad de responsable del tratamiento. No obstante, SEI se compromete a cumplir con todos los deberes del encargado establecidos en la ley.
2. Definiciones
Para efectos de la aplicación de esta política, se adoptan las definiciones establecidas en la legislación colombiana vigente. Adicionalmente, se precisan los siguientes conceptos en el contexto de las operaciones de SEI:
- Operativo de recolección: Proceso planificado de levantamiento de información para un estudio específico.
- Participantes: Personas que voluntariamente toman parte en una investigación de SEI, aportando información, experiencias u opiniones en el contexto de encuestas, entrevistas, talleres, grupos focales u otros ejercicios.
- Instrumento de recolección: Cualquier herramienta o recurso para obtener datos de las personas que participan en estudios; a través de ellos, los investigadores se acercan a los fenómenos de estudio para extraer información relevante.
- Fines estadísticos: Se refiere al propósito de recolectar, organizar, y analizar datos de una población o muestra para obtener conclusiones y hacer previsiones, sin identificar a los individuos.
- Anonimización: Proceso irreversible de disociación de datos que hace imposible identificar al titular, permitiendo el uso de la información para fines estadísticos sin violar los derechos de privacidad.
- Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluyen, entre otros, datos sobre origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos biométricos, y datos de salud o vida sexual.
3. Tratamiento de los datos personales
SEI solicita o recolecta los datos personales que son necesarios para el desarrollo de su objeto social. Estos datos pueden incluir, entre otros:
- Datos de identificación y contacto: Nombre completo, tipo y número de identificación, dirección de residencia, ciudad, teléfono, celular, correo electrónico.
- Datos sociodemográficos: Fecha de nacimiento, edad, género, profesión, lugar de trabajo y cargo.
- Datos técnicos: Información recopilada del computador y navegador, como dirección IP, atributos de software y hardware.
- Datos de estudios: Para los operativos de recolección de información, se podrán recopilar, además de los datos básicos, información que permita una caracterización más completa y relevante para el estudio específico. Esto puede incluir percepciones, opiniones y, en caso de ser necesario, datos sensibles, siempre y cuando se cuente con la autorización explícita y separada del titular.
SEI presume la veracidad de la información suministrada y no asume la obligación de verificar la autenticidad de los datos que le sean proporcionados. Por lo tanto, SEI no se hace responsable por daños o perjuicios que pudieran derivarse de la falta de veracidad, vigencia o autenticidad de la información.
4. Finalidades del tratamiento de datos
La información proporcionada por los titulares será recolectada, almacenada, usada, tratada y circulada, con las siguientes finalidades:
Para clientes, proveedores y empleados:
- Mantener una comunicación fluida para la contratación, gestión de servicios y proyectos.
- Procesar cotizaciones, órdenes de servicio o de compra.
- Tramitar el pago de facturas y documentos equivalentes.
- Distribuir información, convocatorias y documentos de SEI.
- Cumplir con las obligaciones legales y laborales (afiliaciones a seguridad social, pagos, etc.).
- Consultar y actualizar los datos personales en cualquier momento.
Para participantes en estudios cuantitativos y cualitativos:
- Procesar la información con fines estadísticos, de investigación y análisis, de acuerdo con el objeto de la consultoría contratada.
- Entregar la información al cliente contratante del estudio, en cumplimiento del contrato, conservando los estándares de seguridad y confidencialidad. En este caso, SEI actuará como encargado del tratamiento.
- Recontactar a los participantes para verificar la información suministrada, concertación de nuevas visitas o para invitarlos a nuevos estudios, siempre con su previa autorización.
Para el uso de la plataforma SíSEI (Firma electrónica):
- Dar validez legal y formalizar los actos jurídicos y contratos celebrados a través de la plataforma.
- Tratar los datos personales del usuario (nombre, identificación, correo, etc.) y los metadatos generados (dirección IP, fecha, hora) para crear y almacenar el registro electrónico de la firma, lo cual constituye una prueba de la manifestación de la voluntad del usuario y de la integridad del documento firmado.
- Conservar los datos durante el tiempo legalmente requerido para la vigencia de los contratos y para efectos de futuras reclamaciones legales.
SEI se compromete a no utilizar los datos personales para comercialización, promoción de productos o servicios no relacionados con su objeto social y a no vender las bases de datos.
5. Autorización para el tratamiento de datos personales
El suministro de datos personales por parte de los titulares, ya sea a través de formularios, encuestas, autodiligenciamiento o cualquier otro instrumento de recolección, implica la autorización expresa, informada e inequívoca a SEI para el tratamiento de su información personal, conforme a las finalidades descritas en esta política. De hecho, los protocolos de recolección de información de SEI, establecen que antes de aplicar una encuesta o cualquier otro instrumento de recolección, el aplicador haga una presentación del estudio que aclare cualquier inquietud sobre el estudio y dé a la persona la opción de elegir, si quiere o no, participar en dicho estudio, aportando sus opiniones e información.
Autorización para datos sensibles: La autorización para el tratamiento de datos sensibles es facultativa y debe ser otorgada de manera explícita y separada del consentimiento general. El titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.
SEI no transferirá o divulgará la información fuera de sus bases de datos, salvo que:
- La información sea requerida por autoridades competentes.
- El titular lo autorice expresamente.
- Sea necesario para permitir a sus contratistas o proveedores prestar los servicios encomendados por SEI.
- La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y SEI.
- En caso de reorganización empresarial, los datos sean cedidos a otras sociedades, informando a los titulares.
6. Vigencia de la autorización y período de retención
La autorización para el tratamiento de datos personales estará vigente desde el momento en que el titular la otorga y durante el tiempo en que sea necesaria para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política, así como de las obligaciones legales o contractuales a cargo de SEI. Los datos serán conservados por el término máximo necesario para el cumplimiento de dichas finalidades y obligaciones legales.
7. Protección de datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos personales de menores de edad se realizará con un enfoque riguroso, asegurando la protección de sus derechos fundamentales y respondiendo a su interés superior. Dicho tratamiento será posible siempre que se cumplan los siguientes criterios:
- Se obtenga la autorización previa, expresa y por escrito del representante legal del menor.
- Se informe al menor, de acuerdo con su nivel de madurez, sobre la finalidad del tratamiento y sus derechos.
- La finalidad del tratamiento responda al interés superior del menor y se respeten sus derechos fundamentales.
8. Medidas de seguridad, anonimización y confidencialidad
SEI implementa medidas de protección humanas, administrativas y tecnológicas para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar el acceso no autorizado, la adulteración, pérdida o consulta. Estas medidas incluyen:
- Obligaciones contractuales de privacidad y confidencialidad para empleados, contratistas y proveedores.
- Capacitación constante del personal sobre las políticas y protocolos de seguridad.
- Procedimientos para la anonimización de la información de los participantes en estudios, cuando los datos sean entregados al cliente con fines estadísticos. En este mismo sentido, SEI promueve la alineación de sus clientes con la protección de datos personales y para ello solicita a éstos la inclusión en los contratos de consultoría, de cláusulas al respecto, que contengan su compromiso de anonimizar los datos personales incluidos en las bases entregadas por parte de SEI, cuando éstos sean tratados con fines estadísticos.
No obstante, el titular reconoce que no existe un método de seguridad absoluto y acepta que las medidas implementadas por SEI son razonables y suficientes para los fines de esta política.
9. Derechos del titular
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, de conformidad con la legislación colombiana:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a SEI para el tratamiento.
- Ser informado por SEI, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10. Atención de consultas y reclamos
Para la recepción y gestión de consultas, reclamos, o para el ejercicio de los derechos de los titulares, SEI ha dispuesto los siguientes canales:
- Correo electrónico: proteccion-datos@sei-consultores.com.co
- PQRS: https://sisei.app/ords/r/sisei/sisei_verf/generar-pqrsf
El trámite y los plazos para la atención de consultas y reclamos se regirán por lo establecido en la Ley 1581 de 2012. Las consultas serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles, y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles.
Si la solicitud está incompleta, se requerirá al titular para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido del reclamo.
11. Legislación aplicable y registro
La presente política se rige por la legislación colombiana en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
SEI, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, procederá a realizar el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en el tiempo y forma que la ley lo establezca.
12. Vigencia y modificaciones
La presente política es efectiva a partir de la fecha de su publicación. SEI se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento y de manera unilateral. Cualquier cambio sustancial será debidamente publicado y notificado a los titulares. El uso continuo de los servicios o la no desvinculación por parte del titular, una vez notificada la nueva política, constituirá la aceptación de la misma.
Fecha de publicación: 21 de agosto de 2025.
Historial de versiones:
- Versión del 21 de agosto de 2025: Publicación actual.
- Versión del 1 de mayo de 2017: Modificación previa.
- Versión del 26 de julio de 2013: Versión original.
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